Etkili Rapor Tasarlama Teknikleri - 2 (Hafıza Süreçleri, Algı ve Görme Duyusu)

Serinin bir önceki yazısında ‘dashboard’lar hakkında bazı temel bilgilere ve tasarım yaparken sıkça tekrarlanan hatalara odaklanmıştık. Bu yazıda ise; karar vericileri etkileyebilmek için gerekli olan ilham verici bilgilere yani; hafıza süreçlerine, algıya ve görme duyusunun çalışma prensiplerine odaklanacağız.

Bir önceki yazıya göz atmak isterseniz şu bağlantıyı kullanabilirsiniz.

http://abdullahkise.blogspot.com.tr/2014/10/etkili-rapor-tasarlama-teknikleri-1.html

Karar vericilerin işlerini kolaylaştırmak için tasarlanan ‘dashboard’ların veya genel olarak raporların kolayca anlaşılır ve akılda kalıcı olması gerekir. Akılda kalan sonuçlar kolayca karşılaştırılabilir ve daha büyük kararlar daha hızlı verilebilir.

Bilgilerin hafızada tutulabilmesi için yıllardır çeşitli hafıza teknikleri geliştirilmiştir. Bu teknikler hayal gücü ve çağrışım odaklıdır. Temel olarak çağrışım yapan, farklılaştırılmış, tekrarlanmış ve daha fazla duyu ile algılanmış şeyler daha uzun süre akılda kalır. Bazıları ömür boyu unutulmaz. Genelde amacımız ömür boyu hafızada yer edecek bir rapor tasarlamak değildir. Zaten ömür boyu unutulamayan bir raporun sonuçları pek de iç açıcı olmayacaktır. Biz tasarımlarımızın karşılaştırma yapıp sonucunda karar verecek kadar akılda kalıcı olmasını amaçlamaktayız.

Akılda kalıcı raporları tasarlamak için hafıza teknikleri temel prensiplerinden çağrışım, farklılaştırma ve görsel algı gücünden faydalanabiliriz. Bu konulardaki prensipler yardımıyla beynin işleyişini kolaylaştırarak tasarımların etkisini çarpıcı şekilde arttırabiliriz.

Hafıza Süreçleri Nasıl İşler?

Beş duyu organı vasıtasıyla görme, koklama, işitme, tat alma ve dokunma sinyallerini alan beynimiz verileri 3 hafıza sürecinde işler.

Duyusal Hafıza (Sensory Memory)

Dikkat öncesi hafıza olarak da düşünülebilir. Veriler kısa süreyle ama son derece hassas bir şekilde saklanır. Yaklaşık olarak 1 saniye(200-500 milisaniye) içerisinde tüm veriler silinir. Bu hafızanın süresi arttırılamaz. ‘Dashboard’ tasarımının etkili olarak nitelendirilebilmesini sağlayan önemli bir süreçtir.

Eğer beyin filtreleme ve düzenleme sonucunda anlam çıkarabilirse bilgi kısa süreli hafıza devredilir.

Kısa Süreli Hafıza (Short-Term or Working Memory)

Beynin filtreleme mekanizmasından geçerek anlamlı bulunun bilgilerin nispeten biraz daha uzun süre tutulduğu hafızadır. Bu bellek herhangi bir tekrar yapmadan birkaç dakika boyunca 4 ile 7 parça bilgiyi saklayabilir. Çeşitli teknikler sayesinde bu belleğin kapasitesi arttırılabilmektedir.

Örneğin TCTHYDVDUS90NETEM metnini TC THY DVD US 90 NET EM şeklinde parçalara bölmek akılda tutmayı kolaylaştıracaktır.

 ‘Dashboard’ larda birden fazla ana fikri aktarmak istediğimizde bu bellek türü bir hayli önem kazanmaktadır. Kısa süreli belleğin sınırlı sayıda parça veriyi tutabilmesi, neden bir raporda sınırlı sayıda ana fikir aktarmamız gerektiğini açıklamaktadır.

Eğer yeterince tekrar yapılırsa veya bilgi kodlanarak işe yarar bir anlam yüklenirse, bellektekiler uzun süreli hafızaya taşınır.

Uzun Süreli Hafıza (Long-Term Memory)

Yeterince tekrar edilen veya kodlanarak anlam yüklenen bilgiler bu belleğe yerleşir. Bu bellekteki bilgiler yetkinlik, zaman-mekân konusunda deneyim ve hayatın geri kalanı ile ilgili algıları etkileyebilecek bir tecrübe olarak ömür boyu hatırlanır.

Yukarıdaki örneğe bir anlam yükleyip bizim için kıymetli bir sonuç ürettiğini düşünelim. Mesela yukarıdaki ifade ile seyahatim boyunca yapacağım çeşitli işler için kendime bir hatırlatma yapmış olmayı hedefleyeyim. Ham veriyi şu şekilde kodluyorum; (TC)Türkiye’den (THY)Türk Hava Yolları ile (US)Amerika’ya yapacağım seyahatim boyunca yeni çıkan (DVD)filmleri seyredeceğim. Amerika’ya vardığımda ilk işim Türkiye’yi (90)aramak hemen sonrasında ise (EM)maillerimi kontrol etmek olacak. Bu kodlama benim için önemli sonuçlar üretiyorsa ve belki bir miktar tekrar da yapmışsam bilginin kalıcı hafızaya geçmesini sağlamış olurum.

Uzun süreli hafıza büyüklük ve süre bakımından sınırsız olarak düşünülebilir. Hafıza teknikleri konusunda uzman olan veya bir şekilde kendi tekniklerini doğal yaşantısı boyunca farkında olmadan geliştirmiş olanlar hayret verici detayları hatırlayabilmektedirler.

Uzun süreliği belliği harekete geçirebilmek ne kadar ilham verici olsa da, bu bellek ‘dashboard’ tasarımlarımızı etkili hale getirme konusunda çok da belirleyici sayılmaz.

Etkili ‘dashboard’ tasarımları yapabilmek için dikkat öncesi hafıza ve kısa süreli hafıza süreçlerinin etkinliğini arttırma yollarına odaklanmamız gerekir.

Aktarılmak istenen bilgi nasıl algılanır?

Algı, duyusal bilginin alınması, yorumlanması, seçilmesi ve düzenlenmesi anlamına gelir. Duyuların pasif bir şekilde alınmasıyla algı oluşmaz. Bir şeyler düşünürken tanıdık birisine baktığımız halde onu görmeyip yanından geçip gitmemiz buna örnektir. Hâlbuki daha sonra ona baktığımızı fakat fark etmediğimizi bile hatırladığımız olur. Bu örnekte görme duyusu bilgiyi beyne göndermiş ancak beyin anlam çıkarma konusunda yönlendirilmediği için o bilgiyi birkaç milisaniye içerisinde silip atmıştır.

Aktarılmak istenen bilginin algılanması için kullanıcıların tasarımlardan en kısa sürede anlam çıkarabilmesi amaçlanmalıdır. Eğer çok özel araçlar kullanılmadıysa tasarımın algılanabilmesi için görme duyusundan faydalanılır.

Görme duyusu diğer duyulardan çok daha baskındır. Göz muhteşem hızda, güçte ve güzellikte desen arama niteliğine sahiptir. İnsan kavrama merkezine göz ve görsel bileşenlerden yüksek hızda bilgi akşını sağlayan kanallar mevcuttur. Göz mercek, reseptörler ve duyu sinirleri vasıtasıyla gece 50 km ötede yanan bir mum ışığını fark etmemizi, renkleri, şekilleri ve mesafeleri ayrıştırmamızı sağlayabilir.

Algıyı arttırabilmek için görme duyusunu etkin kullanmamız son derece önemlidir. Bunun için hangi görsellerin nasıl bir etki uyandırdığını bilmemiz gerekir.

Algılama hızını arttıran dikkat öncesi sembolleri

Bu sembolleri Form, Renk ve Pozisyon olarak 3 gruba ayırabiliriz.

Bu sembolleri; verileri belirli kategorilere ayırabilmek, verilerin sayısal büyüklüklerini ifade edebilmek ve ifadeleri renklendirerek baskın hale getirip ek anlamlar yüklemek için kullanırız.

Kategorileştirmeyi ifade eden semboller:

‘Orientation’a (yönelim) ait örnekte sağa yatık olan çizgi diğerlerinden farklılaştırılmıştır. Benzer şekilde ‘Shape’ (şekil) örneğindeki dik çizgiler ile karenin, ‘Saturation’ (doygunluk)  örneğindeki daha doygun daireler ile daha az doygun dairenin ve ‘Hue’ (ton) örneğindeki siyah renkteki daireler ile turuncu dairenin farklı iki gruba ait olduğu anlaşılmaktadır.

Çeşitliliği arttırdığımızda algının düşeceğini unutmamakta fayda var. Aşağıdaki örnekte kaç farklı kategori olduğunu ayırt edebilmek -takdir edersiniz ki tek bakışta yapılabilecek bir şey değil.

Bu bir rapor olmuş olsaydı, zamanımızın çoğunu sonuç çıkarmaya değil de tasarımı çözmeye harcamak zorunda kalırdık. Rapor kullanıcıları bundan hiç hoşlanmazlar.

Miktar ifade eden semboller:

‘Size’ örneğindeki büyük daire ve ‘Width’ örneğindeki kalın çizgi daha büyük miktarı ifade ediyor. Tekrar ‘Saturation’ örneğine baktığımızda doygunluk derecesinin kategorileştirmenin yanı sıra miktarı da ifade edebileceğini görebiliyoruz. ‘2-D Position’ örneğinde ise diğerlerinden daha aşağıda kalan daire daha düşük miktarları ifade etmektedir.

Bu sembollerin kötü yanı miktarın diğerlerinden ne kadar farklı olduğunu tam olarak ifade edemiyor olmasıdır. Bu eksikliği giderebilecek en harika sembol ‘Length’ örneğindekidir. ‘Length’ örneğindeki kısa çubuk diğerlerinden daha küçük miktarı ifade etmekle beraber, ölçeklendirme fırsatı sunarak, miktarın ne kadar küçük olduğunu da anlamamızı kolaylaştırmaktadır.

Renklerin nitelikleri:

Yaygın olarak renkleri tanımlamak için şu 3 nitelik kullanılmaktadır: Hue(ton), Saturation(doygunluk), Lightness/Brightness (yumuşaklık)

Bu nitelikler doğru kullanılmazsa algılama zorlaşabilir. Aşağıdaki örnekte farklı renkteki kareler üzerinde ‘Text’ kelimesi yazılmıştır. Ancak her iki karede de aynı renkte yazılmış kelime sağdaki karede daha kolay okunabilmektedir.

Tasarımlarda renklerin kullanımı tek başına bile %50 daha fazla etki oluşturur. Bazen çeşitlilik abartılarak kullanıcılara gereksiz bir renk cümbüşü yaşatılır. Öncelikli olarak algı limitinin üzerinde kullanılan renk adedi, raporu inceleyen kişinin dikkatini dağıtacaktır. Bununla birlikte uzun süre incelenmesi beklenen raporlarda kullanılan parlak renkler de çalışan kişiyi çok çabuk yoracaktır.

Tasarımlarımızda genel olarak doğal renkleri tercih etmeliyiz. Parlak renkleri kısıtlı miktarda olmak şartıyla sadece vurgulamak istediğimiz noktalar için kullanmalıyız.

Renklerle ilgili olarak sıkça göz ardı edilen bir konuyu hatırlatmadan geçemeyeceğim. Erkeklerin %10’u, kadınların ise %1’i renk körüdür. Yani renk körleri raporlarda iyi ve kötü durumları ifade etmek için sıkça kullanılan yeşil ve kırmızı renkleri ayırt edemezler. Bir renk körü yeşil, sarı ve kırmızı renkleri aşağıdaki örnekte olduğu gibi algılamaktadır.

Buna rağmen renk körleri ‘intensity’ (doygunluk ve yumuşaklık) farkını kolayca ayırt edebilmektedir. Dolayısıyla raporlardaki uyarılar için yeşil ve kırmızı yerine farklı ‘intensity’ değerlerini kullanmak daha uygun olacaktır. Aşağıdaki örnekte, renk körü olan bir kişi solda bulunan farklı koyuluktaki kırmızı renkleri sağdaki gibi algılamaktadır.

Raporlama yapmak için kullanılan araç-uygulama hangi firmaya ait olursa olsun yukarıda ifade ettiğimiz sembol ve nitelikler temel alınarak dizayn edilmiştir. Araç içerisinde varsayılan olarak gelen grafikler, renkler hep bu temeller üzerine kuruludur. Bazı araçlar yukarıdaki prensipleri daha kolay kullanmanıza olanak sağlarlar ve popüler olurlar. Bazıları ise bu konuda daha az başarılıdır.

1920 yılında Alman psikologların duyurduğu “Gestalt Prensipleri” adındaki görsel algı teorisi ile yukarıdaki sembol ve nitelikleri bir araya getiren psikolojik bir çalışma yapılmıştır. Bu çalışmanın amacı; görsel veriler arasında ilişkiler kurma, verileri belirli gruplara ayırma ve organize etme konusuna açıklık getirmektir.

Gestalt Prensipleri:

• Proximity (Yakınlık); birbirine yakın olan nesneler bir grup algısı oluşturur.
• Similarity (Benzerlik); birine renk, şekil, doku vs. itibari ile benzeyen nesneler bir grup algısı oluşturur.
• Figure and Ground (Şekil ve Zemin); dikkatin yoğunlaştığı nesne şekil, diğer yüzeyler zemin olarak algılanır.
• Closure (Tamamlama); yarım kalan yapılar tamamlanmış olarak algılanır. Örneğin bir alanın yarım çembere alınması, tamamen ayırılmış bir grup algısı oluşturur.
• Continuity (Devamlılık); Belirli bir yönde dizilmiş şeyler bir bütün olarak algılanır. Örneğin çizgi grafikteki çizgiler bir amaç için hazırlanmış grafiği oluşturur.
• Connection (Bağlantı) ;örneğin bir çizgi ile bağlanmış nesneler bir grup algısı oluşturur.

Sonuç olarak bu bölüme kadar öğrendiklerimizi bir araya getirirsek. Etkili rapor tasarımı için şu 4 adıma dikkat etmemiz gerekir:

1. Tasarımda sunmak istediğimiz hedef fikrin belirlenmesi.
2. Dikkat öncesi sembollerin hedefe uygun kullanılması.
3. Gestalt prensiplerini uygulayarak verilerin kolayca organize edilmesinin sağlanması.
4.  “Herbert Paul Grice”ın bir önceki yazımızda bahsettiğimiz etkileşimin kalitesini arttıracak prensiplerinin tasarıma yansıtılması.

Amacımız mümkün olduğunca kolay yorumlanabilen ve amaçlanan kısımları akılda kalan tasarımlar yapabilmek. Bu bölümde amacımızı gerçekleştirebilmek adına çok büyük bir adım atmış olduk. Hafızanın işleyişinden, algıyı güçlendiren sembollerden ve görsel duyudan bahsettik. Serinin devamında stratejik, analitik ve operasyonel dashboard rollerine, iyi bir tasarım için bilinmesi gereken “veri-mürekkep oranı” yaklaşımına ve raporların kullanılabilirliğinin arttırılmasını sağlayan ipuçlarına odaklanacağız.

Faydalı olması dileğiyle…

"Serinin çoğu yerinde fikirlerinden faydalandığım Stephen Few'e teşekkürlerimi sunuyorum."